I de aller fleste tilfellene opprettes kontoer for lærere og elever gjennom en integrasjon mellom Skolon og kommunen/skoleeierens elevregister. Brukerne blir også tilknyttet sine skoler basert på hvilke skoler de er tilknyttet i elevregistret. Klasser, grupper og plasseringer for disse kommer også fra elevregistret. I noen tilfeller er det integrasjoner fra flere elevregistre eller andre kildesystemer, avhengig av hvordan Skolon er installert.
Integrasjonen mellom Skolon og elevregister/kildesystem kjører hver natt. Dette betyr at eventuelle oppdateringer som gjøres i et elevregister ikke blir synlige i Skolon før dagen etter.
Nedenfor er en kort film som beskriver hvordan en konfigurasjon av Skolon vanligvis ser ut for en kommune/skoleeier.
Brukere mangler i Skolon.
Hvis en eller flere brukere mangler i Skolon, begynn med å sikre at brukerne er korrekt registrert med fullstendig informasjon i deres elevregister. Avhengig av hvilket elevregister/kildesystem som brukes, kan det se litt forskjellig ut. Vær også oppmerksom på at begrepene for de ulike innstillingene kan variere avhengig av leverandøren av systemet. I de aller fleste tilfellene må følgende informasjon være tilgjengelig for den respektive brukertype:
Personale
- Fullstendig brukerinformasjon (fornavn, etternavn, e-post osv.)
- Aktiv ansettelse ved aktuell skole, det vil si at ansettelsen har en startdato som har passert
- For undervisningspersonalet er det vanligvis også behov for en klasse-/gruppekobling.
Elever
- Fullstendig brukerinformasjon (fornavn, etternavn, e-post osv.)
- Aktiv skoleplassering
- I noen tilfeller må eleven også være tilknyttet en aktiv klasse og/eller undervisningsgruppe, det vil si at startdatoen har passert.
Klasser, grupper eller medlemskap mangler i Skolon.
Hvis du mangler en klasse eller gruppe i Skolon, begynn med å forsikre deg om at klassen/gruppen er riktig opprettet med fullstendig informasjon i deres elevregister. Klassen/gruppen må være aktive for gjeldende skoleår, samt ha en startdato som har passert og en sluttdato som ennå ikke har passert. I noen elevregistre må klassen/gruppen også merkes for eksport til eksterne systemer. For eksempel har IST Extens et felt som kalles "Till LMS" som må være fylt ut.
Hvis det mangler enkelte lærere/elever i en klasse eller gruppe i Skolon, forsikre deg om at berørte brukere er plassert i gruppene i elevregisteret, og at startdatoen deres har passert.
Oppdater med korrekt informasjon.
Etter at elevregistret er oppdatert med riktig og fullstendig informasjon, må du vente til neste dag, siden integrasjonen kjører om natten. Hvis du har oppdatert elevregistret og problemet fortsatt vedvarer, bør du først konsultere organisasjonsadministratøren din i Skolon.
Hvis problemet fortsatt eksisterer, er du velkommen til å kontakte vår support her.
Vær oppmerksom på at Skolon under skole- og semesterstart laster inn brukere, klasser og grupper 30 dager frem i tid for å sikre at all brukerinformasjon er på plass før skoleåret starter i systemene.