I nesten alle tilfeller opprettes kontoer i Skolon for lærere og elever fra en integrasjon mellom kommunens/skoleeiers elevregister og Skolon. I integrasjonen kobles også brukernes skoler, klasser og grupper ut fra elevregisteret. I noen tilfeller finnes integrasjoner fra flere forskjellige elevregistre eller andre kildesystemer, avhengig av hvordan installasjonen av Skolon er gjort.
Integrasjonen mellom Skolon og elevregister eller kildesystem kjøres hver natt. Det betyr at eventuelle oppdateringer som gjøres i et elevregister ikke vises i Skolon før dagen etter.
Som organisasjonsadministrator i Skolon kan du enkelt se alle brukerdata som finnes i Skolon ved å eksportere en valideringsfil.
Organisasjonsadministratorer og Skolon-administratorer kan se brukere, klasser, grupper og deres medlemmer i verktøyet Skoladmin fra "Min samling" i Skolon.
Brukere mangler i Skolon
Hvis en eller flere brukere mangler i Skolon, begynn alltid med å forsikre deg om at brukerne er korrekt opprettet med fullstendig informasjon i elevregisteret eller kildesystemet deres.
Det kan se forskjellig ut avhengig av hvilket system man bruker. Merk også at begrepene for de forskjellige innstillingene kan variere avhengig av leverandøren av systemet. I de aller fleste tilfeller må følgende informasjon finnes for respektive brukertype:
Personal
Fullstendig brukerinformasjon: Fornavn, etternavn, e-post, osv.
Aktiv ansettelse på berørt skole, dvs. at ansettelsen har en startdato som har passert.
For undervisende personale pleier også en klasse-/gruppekobling å være nødvendig.
Elever
Fullstendig brukerinformasjon: Fornavn, etternavn, e-post, osv.
Aktiv skoleplassering
I noen tilfeller må eleven også være koblet til en aktiv klasse og/eller undervisningsgruppe, dvs. at startdatoen har passert.
Klasser, grupper eller medlemskap mangler i Skolon
Hvis en klasse eller gruppe mangler i Skolon, begynn alltid med å forsikre deg om at den er korrekt opprettet med fullstendig informasjon i elevregisteret eller kildesystemet deres.
Følgende informasjon må finnes med:
Klassen eller gruppen må være aktive for gjeldende skoleår.
Den må ha en startdato som har passert og en sluttdato som ikke har passert.
I noen elevregistre/kildesystemer må også klassen eller gruppen markeres for å eksporteres videre til eksterne systemer som Skolon. For IST Extens finnes for eksempel et felt som kalles "til LMS" som må være utfylt.
Hvis det mangler enkeltelever eller lærere i en klasse/gruppe i Skolon, forsikre deg om at berørte brukere har en plassering i gruppene i elevregisteret eller kildesystemet deres. Forsikre deg også om at startdatoen deres har passert.
Oppdater med korrekt informasjon
Hvis du har forsøkt å løse et problem ved å oppdatere elevregisteret eller kildesystemet deres med korrekt informasjon, må du vente til kommende dag siden integrasjonen kjøres i løpet av natten.
Merk at Skolon i løpet av skole- og semesterstart leser inn brukere, klasser og grupper 30 dager frem i tid for å sikre at alle brukerdata er på plass allerede før skoleåret har startet i systemene.
Hvis problemene ovenfor vedvarer - begynn med å rådføre deg med organisasjonsadministratoren din i Skolon. Hvis den personen ikke kan løse problemet, er dere velkomne til å kontakte Skolons support her.